Als ondernemers zijn we soms al gewend om op afstand te werken, naast de klantvergaderingen, coachsessies of koffiedates. Maar wanneer er globaal meer mensen worden gevraagd om volledig thuis te blijven, vragen velen van ons zich af hoe we nog steeds aan onze dagelijkse werkschema en taken kunnen houden.
Wij hebben bij The Female Hub dezelfde vraag gesteld. Hoe kunnen we effectief communiceren met elkaar, onze gemeenschap en klanten naast het beheren van onze projecten terwijl we onze dagelijkse werktaken zo soepel mogelijk willen laten verlopen?
Misschien heb je het al geraden: het antwoord ligt bij technologie. In het geval dat het niet al zo was, is het nu echt de tijd om technologie als je beste vriend te zien. In de komende weken zul je het namelijk voor alles gaan gebruiken – vergaderingen, marketing, planning, projectmanagement, budgettering, tracking en het secuur stellen van potentiële leads. Het is vooral nu heel belangrijk om jouw leads vast te stellen om je hoofd boven water te houden totdat je jouw onderneming weer op de normale wijze kunt hervatten.
Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt het een moeilijke en tijdrovende opdracht te zijn. Er zijn zo veel technologische applicaties om uit te kiezen – welke is het beste voor jou en jouw bedrijf? Welke zijn gratis? Zijn de gratis versies goed? De keuzes zijn overweldigend, vandaar dat wij een lijst voor jou hebben samengesteld van wat wij gebruiken bij de Female Hub terwijl we vanuit huis werken.
1.Zoom
Je kent Zoom waarschijnlijk al, een geweldig hulpmiddel voor videogesprekken met collega’s of klanten. De audio- en videokwaliteit zijn van hoog niveau en de verschillende functies zoals schermdelen, chatboxen en video-opname zijn handig voor lange, interactieve vergaderingen. Nog een voordeel? Klanten of collega’s die deelnemen aan de vergadering hoeven niet eerst een account met Zoom aan te maken, ze hoeven alleen te klikken op de vergaderingsuitnodiging die je met hen hebt gedeeld! Het beste is: het heeft een gratis basisplan die jou van de meeste voordelen voorziet!
2.Slack
Denk aan Slack als WhatsApp, maar dan voor bedrijfsdoeleinden. Je kunt jouw collega’s of klanten individueel of als groep sms’en en bellen. Het grootste voordeel van Slack is dat je door middel van verschillende kanalen, meerdere gesprekken kunt overzien die allemaal een specifiek onderwerp hebben. Hierdoor kun je alle opmerkingen gemakkelijk terugvinden over een specifiek onderwerp. Door Slack hoef je niet meer uren door WhatsApp te scrollen om taken en opmerkingen bij te houden! Dit helpt ook met het scheiden van zaken en privé en hoef je niet constant beschikbaar te zijn op WhatsApp!
3.Toggl
Het kan jou uit balans brengen wanneer je geen reguliere kantooruren en vergaderingen hebt als het gaat om het bijhouden van jouw werkuren. Echter, als ondernemer of freelancer werk je met een uurtarief en is het heel belangrijk om de tijd die je aan een project of klant besteedt goed bij te houden. Ook al werk je vanuit huis met een laptop, moet je ervoor zorgen dat je de uren die je hebt gebruikt voor een project of opdracht goed noteert. Toggl is een handige mobiele applicatie die een timer, kalender en rapport generator heeft. Met één klik op de rapportknop, weergeeft Toggl de uren die je aan verschillende projecten hebt besteed. Daarnaast kun je jouw datums en afspraken in een agenda instellen en al jouw factureerbare uren makkelijk overzien.
4.Trello
Trello is één van onze favorieten hier bij The Female Hub. Hiermee kun je eenvoudig verschillende boards en takenlijsten maken om een overzicht te creëren van jouw projecten. Trello laat zien wat er moet gebeuren, waar nu gewerkt aan wordt en wat al is gedaan. Je kunt het gebruiken met een team, zodat iedereen overzicht op een project heeft en de verschillende taken kunt bewerken. Maar je kunt Trello ook gebruiken om een overzicht te maken van jouw eigen persoonlijke taken, doelen of projecten! Visuele herinneringen helpen met het geven van een focus op je doelen en om productiever te worden, dus maak gebruik van dit soort projectmanagementtechnologie!
5.Pomodoro Timer
De Pomodoro Timer is een uitbreiding van de Pomodoro techniek, en is in feite een timemanagement tool. Voor velen, vooral bij het werken vanuit thuis, kunnen minuten zich omvormen tot uren zonder dat je het door hebt. Het hebben van een timer die ingesteld is op 25 minuten creëert een gevoel van urgentie (“de tikkende klok”) en de 5-minuten pauze na elke “Pomodoro” helpt om jou geconcentreerd te houden. Idealiter moet elke taak op jouw to-do lijst ongeveer vier Pomodoros zijn, waarna je een langere pauze kunt nemen. Als er meer tijd voor een taak nodig is, probeer dan de taak op te splitsen om ervoor te zorgen dat je nog steeds effectief kunt werken.
6.Wally
De behoefte en de wens voor meer overzicht en controle komt als gevolg van de groeiende onzekerheid van de economie. Deze behoeft aan controle beperkt zich niet tot de financiële situatie van jouw bedrijf, maar betrekt ook jouw persoonlijke financiën. Wally is een gratis applicatie waarbij je gemakklijk jouw uitgaven, spaargeld, schulden en financiële doelen kunt bijhouden. Ongeacht of je een tech-freak of technophobe bent, is het nu de tijd om vertrouwd te raken met de verschillende tech tools die er zijn. Probeer onze aanbevelingen uit en zie voor jouzelf wat het beste werkt voor jou en jouw bedrijf. Heb je technologische tips en favorieten voor onze community? Laat het ons weten in de reacties hieronder of stuur ons een DM op Instagram!
