Als ondernemers zijn we soms al gewend om op afstand te werken, naast de klantvergaderingen, coachsessies of koffiedates. Maar wanneer er globaal meer mensen worden gevraagd om volledig thuis te blijven, vragen velen van ons zich af hoe we nog steeds aan onze dagelijkse werkschema en taken kunnen houden.

Wij hebben bij The Female Hub dezelfde vraag gesteld. Hoe kunnen we effectief communiceren met elkaar, onze gemeenschap en klanten naast het beheren van onze projecten terwijl we onze dagelijkse werktaken zo soepel mogelijk willen laten verlopen?

Misschien heb je het al geraden: het antwoord ligt bij technologie. In het geval dat het niet al zo was, is het nu echt de tijd om technologie als je beste vriend te zien. In de komende weken zul je het namelijk voor alles gaan gebruiken – vergaderingen, marketing, planning, projectmanagement, budgettering, tracking en het secuur stellen van potentiële leads. Het is vooral nu heel belangrijk om jouw leads vast te stellen om je hoofd boven water te houden totdat je jouw onderneming weer op de normale wijze kunt hervatten. 

Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt het een moeilijke en tijdrovende opdracht te zijn. Er zijn zo veel technologische applicaties om uit te kiezen – welke is het beste voor jou en jouw bedrijf? Welke zijn gratis? Zijn de gratis versies goed? De keuzes zijn overweldigend, vandaar dat wij een lijst voor jou hebben samengesteld van wat wij gebruiken bij de Female Hub terwijl we vanuit huis werken.

1.Zoom

Je kent Zoom waarschijnlijk al, een geweldig hulpmiddel voor videogesprekken met collega’s of klanten. De audio- en videokwaliteit zijn van hoog niveau en de verschillende functies zoals schermdelen, chatboxen en video-opname zijn handig voor lange, interactieve vergaderingen. Nog een voordeel? Klanten of collega’s die deelnemen aan de vergadering hoeven niet eerst een account met Zoom aan te maken, ze hoeven alleen te klikken op de vergaderingsuitnodiging die je met hen hebt gedeeld! Het beste is: het heeft een gratis basisplan die jou van de meeste voordelen voorziet!

 

2.Slack

Denk aan Slack als WhatsApp, maar dan voor bedrijfsdoeleinden. Je kunt jouw collega’s of klanten individueel of als groep sms’en en bellen. Het grootste voordeel van Slack is dat je door middel van verschillende kanalen, meerdere gesprekken kunt overzien die allemaal een specifiek onderwerp hebben. Hierdoor kun je alle opmerkingen gemakkelijk terugvinden over een specifiek onderwerp. Door Slack hoef je niet meer uren door WhatsApp te scrollen om taken en opmerkingen bij te houden! Dit helpt ook met het scheiden van zaken en privé en hoef je niet constant beschikbaar te zijn op WhatsApp!

 

3.Toggl

Het kan jou uit balans brengen wanneer je geen reguliere kantooruren en vergaderingen hebt als het gaat om het bijhouden van jouw werkuren. Echter, als ondernemer of freelancer werk je met een uurtarief en is het heel belangrijk om de tijd die je aan een project of klant besteedt goed bij te houden. Ook al werk je vanuit huis met een laptop, moet je ervoor zorgen dat je de uren die je hebt gebruikt voor een project of opdracht goed noteert. Toggl is een handige mobiele applicatie die een timer, kalender en rapport generator heeft. Met één klik op de rapportknop, weergeeft Toggl de uren die je aan verschillende projecten hebt besteed. Daarnaast kun je jouw datums en afspraken in een agenda instellen en al jouw factureerbare uren makkelijk overzien.

 

4.Trello

Trello is één van onze favorieten hier bij The Female Hub. Hiermee kun je eenvoudig verschillende boards en takenlijsten maken om een overzicht te creëren van jouw projecten. Trello laat zien wat er moet gebeuren, waar nu gewerkt aan wordt en wat al is gedaan. Je kunt het gebruiken met een team, zodat iedereen overzicht op een project heeft en de verschillende taken kunt bewerken. Maar je kunt Trello ook gebruiken om een overzicht te maken van jouw eigen persoonlijke taken, doelen of projecten! Visuele herinneringen helpen met het geven van een focus op je doelen en om productiever te worden, dus maak gebruik van dit soort projectmanagementtechnologie!

 

Stay tuned for our upcoming blog posts!

5.Pomodoro Timer

De Pomodoro Timer is een uitbreiding van de Pomodoro techniek, en is in feite een timemanagement tool. Voor velen, vooral bij het werken vanuit thuis, kunnen minuten zich omvormen tot uren zonder dat je het door hebt. Het hebben van een timer die ingesteld is op 25 minuten creëert een gevoel van urgentie (“de tikkende klok”) en de 5-minuten pauze na elke “Pomodoro” helpt om jou geconcentreerd te houden. Idealiter moet elke taak op jouw to-do lijst ongeveer vier Pomodoros zijn, waarna je een langere pauze kunt nemen. Als er meer tijd voor een taak nodig is, probeer dan de taak op te splitsen om ervoor te zorgen dat je nog steeds effectief kunt werken.

 

6.Wally

De behoefte en de wens voor meer overzicht en controle komt als gevolg van de groeiende onzekerheid van de economie. Deze behoeft aan controle beperkt zich niet tot de financiële situatie van jouw bedrijf, maar betrekt ook jouw persoonlijke financiën. Wally is een gratis applicatie waarbij je gemakklijk jouw uitgaven, spaargeld, schulden en financiële doelen kunt bijhouden. Ongeacht of je een tech-freak of technophobe bent, is het nu de tijd om vertrouwd te raken met de verschillende tech tools die er zijn. Probeer onze aanbevelingen uit en zie voor jouzelf wat het beste werkt voor jou en jouw bedrijf. Heb je technologische tips en favorieten voor onze community? Laat het ons weten in de reacties hieronder of stuur ons een DM op Instagram!

 

Hallo, ik ben Hedda en ik werk bij The Female Hub! Sinds gisteren werken we ook vanuit huis, zoals waarschijnlijk zo velen van jullie. Ik weet dat voor sommigen vanuit huis werken klinkt als een droom die uitkomt. Je kunt later wakker worden, de dag doorbrengen in je pyjama en meer tijd hebben om ‘saaie maar noodzakelijke’ dingen te doen, zoals de was, boodschappen en andere huishoudelijke taken.

Helaas geldt dit niet voor mij. Thuiswerken biedt te veel afleiding om zelfs maar enigszins productief te zijn – tussen snacken, Netflix, in bed liggen en mijn favoriet, ‘procrasticleaning’ (dit is echt iets, lees er hier meer over), ik verlies mijn concentratie snel. Toegegeven, de volledige stilte is soms leuk, maar ik mis het praten en het delen van ideeën met mijn collega’s en hubbers.

Als je deze blog leest, is de kans groot dat je, net als ik, de komende dagen of weken vanuit huis werkt. En misschien vraag je je, net als ik, ook af hoe je met deze nieuwe ontwikkeling om moet gaan. Desalniettemin is het in moeilijke tijden belangrijk om dankbaarheid te oefenen, en ik weet dat we allemaal bij The Female Hub geluk hebben en dankbaar zijn dat we vanuit huis kunnen werken. Dus om de komende dagen en weken zo productief en leuk mogelijk te maken, heb ik een lijst met tips en trucs bedacht om een productief thuiskantoor te hebben en gebruiken.

1. Maak indien mogelijk je thuiskantoor in een aparte ruimte

Ik weet dat Nederlandse huizen over het algemeen aan de kleine kant zijn en daarom heb je misschien geen aparte ruimte voor een thuiskantoor, maar probeer misschien je opslagruimte op te ruimen om ruimte te maken voor een bureau en een stoel (zolang er maar een raam in zit). Als je echt geen vrije kamer hebt, gebruik dan je eettafel, bij voorkeur de kant van de eettafel waar je niet aan eet. Deze indeling helpt je om een ​​mentale scheiding te creëren tussen maaltijden en werkuren. Zorg ervoor dat je het schoon en netjes houdt en doe de moeite om je aan te kleden en make up op te deoen. Dit helpt je hersenen in de work mode mindset te krijgen.

2. Houd een weekplanner bij je

Iets anders waarvan ik weet dat veel mensen ermee worstelen als ze vanuit huis werken? Het ontbreken van een duidelijk schema en routines. Mensen gedijen op gewoonten en duidelijke schema’s, en bij thuiswerken onderbreekt dat vaak omdat je niet gebonden bent aan fysieke vergadertijden. Je schema wordt plotseling door jezelf bepaald en voor velen wordt het een uitdaging om je eraan te houden als er niemand is om je verantwoordelijk te houden. Daarom heb ik een super schattige weekplanner voor mezelf gekocht en vul ik de “inchecktijden” (wanneer ik begin met werken), mijn lunchpauzes en mijn “uitchecktijden” (wanneer ik de dag afrond) in. Ik heb de weekplanner bij mijn werkplek liggen zodat ik altijd mijn schema kan zien, ik heb er een in de keuken die me laat zien op welke dagen ik moet schoonmaken en de was moet doen (vermijd zo procrasticleaning!) en ik heb mijn maaltijdplan voor de week.

3. Beperk afleiding

Planning, routines, gewoonten. Ik kan deze woorden niet genoeg benadrukken. Thuiswerken vereist meer discipline omdat we alleen zijn en niemand naar ons kijkt of ons verantwoordelijk houdt. Blokkeer specifieke uren voor verschillende taken, plan in en neem pauzes en maak er een gewoonte van dat je alleen klusjes in huis, zoals wassen of schoonmaken na 17.00 uur kan doen. Als je een pauze nodig hebt, maak dan een korte wandeling door je buurt of bel een vriendin. Niet, ik herhaal, begin niet met het kijken naar een Netflix-serie, eindeloze YouTube-video’s of urenlang scrollen op Instagram. Ik weet dat het verleidelijk is om de hele dag op de bank te zitten, maar je zult waarschijnlijk in een spiraal van onproductiviteit terechtkomen. Maak er in plaats daarvan een gewoonte van om alleen ‘s avonds naar Netflix, YouTube of Instagram te kijken.

4. Maak het niet alleen leuk, maar maak het van jou!

Het enige grote voordeel van thuiswerken is dat je binnenhuisarchitect kunt spelen en je nieuwe thuiskantoor kunt ontwerpen zoals jij dat wilt. Voor mij betekent dit veel briefpapier (denk aan post-its, pennen, clips), kerstverlichting, wat planten en wat aardse groene kaarsen. Houd je van felle, gedurfde kleuren om je heen of van een strakke, minimale look? De wereld is jouw huis de komende weken, dus maak er het beste van! Dit is ook het moment om je lokale bloemenwinkels te steunen en te investeren in enkele luchtzuiverende planten. Planten maken je niet alleen gelukkiger en gezonder, maar studies hebben aangetoond dat ze je productiviteit zelfs kunnen verhogen. Klik hier om meer te lezen over de beste planten voor jouw thuiskantoor.

Voor Tes is het erg belangrijk om veel natuurlijk licht en een duidelijk bureau te hebben! Wat is belangrijk voor jou in je thuiskantoor? Stuur ons een foto of laat het ons weten in de comments!

5. Wees sociaal

Mensen zijn van nature zeer sociale wezens en sociale afstand nemen is voor velen een serieuze klap. Je gelooft het nu misschien niet, maar gemeenschap en connectiviteit zijn net zo belangrijk in je thuiskantoor als je laptop, bureau en stoel. Ondanks dat we met het team van The Female Hub vanuit huis zullen werken, zullen we onze dagelijkse vergaderingen nog steeds – virtueel – houden en daarnaast hebben we onze communicatie in deze tijden hebben vergroot. In de praktijk betekent dit een vaste check-in meeting om 9.00 uur en check-out meeting om 16.30 uur met Zoom. Bekijk verschillende tools en technologie die je kunnen helpen te communiceren met je klanten of collega’s. Probeer elke dag regelmatig virtuele vergadertijden in te stellen, zelfs als het maar een koffiepauze van vijf minuten is. Check onze volgende blogpost waar we tips geven over de beste manier om virtueel te communiceren en aanbevelingen doen welke tools het beste werken!  

Maar het gaat niet alleen om communicatie, ook om community. Terwijl we sociale afstand creeëren, is het belangrijk manieren te vinden om met elkaar in te checken, onze kennis en ervaringen te delen en er echt voor elkaar te zijn. In de komende weken zullen er virtuele community-theetijden, e-books, webinars, brainstormontbijten en meer plaatsvinden. Laat hieronder een reactie achter of stuur ons een DM op Instagram als je ideeën hebt om verbonden te blijven, hoe we elkaar allemaal kunnen steunen of gewoon om een ​​foto van je thuiskantoor te delen! We zijn benieuwd hoe jij die van jou hebt ingericht!  Het is belangrijk voor ons om elkaar te steunen en de Female Hub community levend te houden, nu meer dan ooit!

Het Female Hub Team